Sekretär* des Leitenden Arztes (m/w/d) in Teilzeit (19,50 Wochenstunden)
Ihre Aufgaben bei uns:
- Korrespondenz:
- Komplette schriftliche Korrespondenz und deren Überwachung für den Ltd. Arzt und teilweise den Oberarzt
- Bearbeitung des Postein- und ausgangs für den Ltd. Arzt
- Weiterleitung der eingehenden Befundberichte von Patienten, sowie die Überwachung der ärztlichen E-Berichte und deren Versandzeiten
- Ablage, Überwachung der Aufbewahrungsfristen im Sekretariat des Leitenden Arztes und Einhaltung der Löschvorschriften
- Verwaltung und Pflege der Adress-Datenbank
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben:
- Überwachung der Termine und des Schriftverkehrs (inkl. Ablage)
- Protokollführung nach Anweisung des Ltd. Arztes
- Organisation der Termine von Konsiliarärzten
- Teilnahme an verschiedenen Qualitätszirkeln
- Aktualisieren von Prozessen und Verfahrensanweisungen für den Bereich ärztlicher Schreibdienst
- Entsprechende Meldung der Arbeitsunfähigkeit und Dienstaufnahme
- Verwaltung der ärztlichen und psychologischen Bibliothek
- Organisation und Überwachung der Aufbewahrungszeiten des Patientenarchivs
- Überwachung der ärztlichen Befunde:
- Überwachung der Entlassungsberichte und deren Versandzeiten
- Weiterleiten der eingehenden Befundberichte
- Qualitäts- und Beschwerdemanagement:
- Eigenständige Ableitung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung
- Diverse Auswertungen/Berichte für das Qualitätsmanagement
- Annahmestelle für Beschwerden
- Personelle und fachliche Führung des ärztlichen Schreibdienstes:
- Organisation des ärztlichen Schreibdienstes
- Umsetzen von strategischen Entscheidungen und Zielen der Klinikleitung im eigenen Zuständigkeitsbereich
- Organisation und Überwachung der Arbeitsabläufe und der Versandzeiten der E-Berichte
- Erstellen und bearbeiten der Dienst-, Urlaubs- und Abwesenheitspläne
- Dienst- und Urlaubsplanung für den ärztlichen Schreibdienst
- Verantwortlich für die Planung und Koordination der täglichen Aufgaben
- Erkennen von Informations- und Wissensdefiziten (Qualifizierungsbedarf)
- Regelmäßige Durchführung von Dienst-, Teambesprechungen und Mitarbeitergesprächen bezüglich Motivation, Leistungs- und Personalentwicklung
Mitarbeit im ärztlichen Schreibdienst
Was Sie mitbringen:
Sie überzeugen uns mit Ihrer offenen und kollegialen Persönlichkeit und bringen noch Folgendes mit:
- Eine abgeschlossene Ausbildung als medizinischer Fachangestellter (MFA) oder in einem kaufmännischen bzw. Verwaltungsberuf
- Mehrjährige Berufserfahrung als Chefarztsekretär (unabhängig von der Ausbildung) idealerweise mit (Personal) Führungserfahrung/-verantwortung
- Führungskompetenzen und Ausgeprägte Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen und die Fähigkeit, das Team empathisch und motivierend zu führen
- Gute Kenntnisse in der medizinischen Nomenklatur
- Gute Rechtschreibkenntnisse
- Tastschreiben (10-Fingersystem)
- Eine freundliche und einfühlsame Art, sowie Flexibilität und Belastbarkeit
- Selbstständiges und strukturiertes Arbeiten
- Kompetentes und verbindliches Auftreten sowie Freude am Umgang mit Menschen
- Erfahrungen mit den gängigen PC-Anwendungsprogrammen von MS-Office werden vorausgesetzt
Erfahrungen mit einem Klinikinformationssystem wären wünschenswert
Darauf können Sie sich freuen:
Auf Sie wartet ein spannender und sicherer Job im öffentlichen Dienst im Gesundheitswesen sowie:
- Faire Bezahlung: Die Eingruppierung erfolgt in der Entgeltgruppe 7 (je nach Stufe von 1.647,49 € bis 2.022,62 € bei 19,50 Wochenstunden) des Tarifvertrages TgDRV, inkl. regelmäßiger Tariferhöhungen sowie sämtlicher Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes.
- Altersvorsorge: Sie erhalten eine Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (VBL), die durch den Arbeitgeber wirksam gefördert wird sowie vermögenswirksame Leistungen.
- Jahressonderzahlung: Sie erhalten jedes Jahr sicher eine anteilige Jahressonderzahlung von 95% (!) Ihres Monatsgehalts im November als Extrazahlung on top.
- Hohe Flexibilität: Durch langfristig geregelte und keine abendlichen Arbeitszeiten bleibt Ihnen genug Zeit für Familie, Hobbies und Erholung.
- Nachhaltiger Arbeitsweg: Wir bieten Ihnen ein mit 25 Prozent bezuschusstes Deutschland-Jobticket an; bundesweit und für den täglichen Weg zu uns nutzbar.
- Ihre Auszeit: Bei uns erhalten Sie bei einer 5-Tage-Woche 30 Tage Urlaub. Ab 2027 sogar 31 Tage Urlaub.
- Ihre Entwicklung liegt uns am Herzen: Wir bieten unseren Beschäftigten Raum, die eigenen Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Dabei unterstützen wir sie beim Wachstum der persönlichen Entwicklung sowie der individuellen beruflichen Weiterbildung durch Lehrgänge oder Seminare auch während der Arbeitszeit online oder in Präsenz.
- Wohlfühlfaktor: Wir fördern unsere Teamgemeinschaft, denn ein gutes Betriebsklima liegt uns sehr am Herzen. Dabei steht ein vertrauensvoller Umgang untereinander an oberster Stelle.
- Gesundes #TeamMontanusKlinik: Wir bieten Ihnen umfangreiche Sport- und Freizeitmöglichkeiten (u. a. Fitnessraum, Sauna, Schwimmbadnutzung, Hydrojet) kostenfrei sowie eine vergünstigte und gesunde Tagesverpflegung sowie kostenloses Wasser an.
- Beim Shoppen sparen! – Genießen Sie unser vergünstigtes Online-Shopping mit vielen Rabattvorteilen bei zahlreichen Markenanbietern im Rahmen unserer „Corporate Benefits“.
- Wir lassen Sie nicht alleine! Bei uns bekommen Sie eine strukturierte und begleitete Einarbeitung sowie volle Unterstützung im kollegialen Team. Ihr Pate ist für Sie da! Wir ermöglichen Ihnen ein erfolgreiches Ankommen in einer Reha-Klinik und in den Strukturen des öffentlichen Dienstes.
Wir laden Sie sehr gerne zu einem Hospitationstag ein, um die Montanus-Klinik und das Team persönlich und ganz unverbindlich kennenzulernen.
Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung an folgende Adresse:
bewerbung-mk@drv-oldenburg-bremen.de
oder
Montanus-Klinik Bad Schwalbach
Personalabteilung
Merianstraße 10
65307 Bad Schwalbach
Noch schneller geht über „Jetzt schnell bewerben“ hier im Inserat!
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Chancengleichheit ist uns wichtig!
Daher begrüßen wir ausdrücklich die Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von deren Herkunft, Religion, Alter, sexueller Orientierung, Geschlecht oder Behinderung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Personen bevorzugt.
*) Aus Gründen der Lesbarkeit wird jeweils nur die männliche Personenbezeichnung verwendet. Die Ausführungen beziehen sich auf Personen jeglichen Geschlechts.
- Stellenumfang
Teilzeit
- Gehalt
1647.49 €
– 2022.62 € (mtl.)
in Teilzeit
- Eintrittsdatum
01.11.2026 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Zeitliche Befristung
unbefristet
- Dienstort
Bad Schwalbach
